Home Office, hatékonyan?

A korona vírus miatt kialakult helyzetben rendkívül sokan sokféle távmunkát vagy home office-t kínáló megoldással jelentkeznek. Az embernek az az érzése, teljesen magától értetődőnek veszik, hogy ezeket a megoldásokat mindenki kezdettől fogva készség szinten képes használni. Közel egy évtizedes informatikai tapasztalatunk alapján úgy látjuk, nem árt beszélni arról, hogy mit is jelent a hatékony home office. Természetesen nem arról szeretnénk értekezni, hogy otthon milyen fizikai feltételek szükségesek (ergonomikus szék, biztonságos áramforrás stb.) a hatékony távmunka környezet kialakításhoz. Szoftverhasználat szempontjából szeretnénk megvizsgálni, hogyan lesz hatékony a Home Office.  Alapvetően két fő összetevőt érdemes figyelembe venni: a biztonságot és a produktivitást.

Biztonság

Fontos, hogy a szoftver vagy platform, amit használunk biztonsági szempontból megfelelő legyen. Vagyis képes legyen arra, hogy a cégünkben lévő fontos és bizalmas információhoz megfelelő ellenőrzött módon nyújtson hozzáférést. Az is lényeges, hogy skálázható legyen a hozzáférés, tehát testre tudjuk szabni a különböző felhasználók vagy felhasználó csoportok jogosultsági szintjeit. A Microsoft 365 Business pontosan ezekre a kihívásokra válaszol szervezeti szinten. Microsoft 365 Business biztonsági szempontból zárt és szabályozott keretrendszert biztosít. Három fő eleme, a Microsoft Office 365 Business Premium, a Windows 10 Pro upgrade és az Enterprise Mobility + Security egy koherens egységet alkotva garantálja a legmagasabb fokú biztonságot. Természetesen ehhez szükséges a rendszer megfelelő bevezetése és beállítása is. Ebben persze számíthattok a segítségünkre! Sőt, a Microsoft 365 Business előfizetés most -20%-os kedvezménnyel érhető el. ????

 

Produktivitás

Ebben a részben Microsoft Office 365 Business Premium-ről kell beszélnünk, azon belül is leginkább a Microsoft Teams-re és a Power Platform-ra fogunk fókuszálni. Tapasztalatunk szerint a Microsoft Office 365 Business Premium többi eleme, mint Outlook, Word, Excel, PowerPoint és OneNote nem jelentenek újdonságot a döntő többség számára.

A Microsoft Teams tulajdonképpen abban nyújt óriási segítséget számunkra, hogy a fent felsorolt alkalmazások használata mellett megfelelően tudjunk közösen dolgozni, kollaborálni kollégáinkkal és üzleti partnereinkkel. Ez a gyakorlatban chat funkciót, videokonferenciát, dokumentum megosztást és közös szerkesztést jelent. Tehát a Microsoft Teams alkalmazáson belülről megnyitjuk a megbeszélni kívánt project anyagot mondjuk Microsoft Word-ben és videokonferencia beszélgetés közben közösen szerkesztjük, csinosítjuk és szépítjük. ????

Itt utalnék vissza a biztonságra ismét. A Teams-ben zajló beszélgetés titkosított csatornán zajlik, a beszélgetésben résztvevő felhasználók azonosítása pedig több lépcsőben történik. A Teams munka során keletkező dokumentumok pedig titkosítva kerülnek tárolásra a Microsoft Cloud-ban. A pontosság kedvéért említsük meg, az adatok valójában nem a Teams programban, hanem az Office 365 részekén működő SharePoint-ban tárolódnak el. A lényeg, hogy biztosak vagyunk benne, nem használják fel az adatainkat illetéktelenül, mondjuk marketing célra. Jó hír, hogy a Microsoft Teams 6 hónapos ingyenes próbaverzióban érhető el. Részleteket itt találtok ez ügyben.

Az Office 365-höz kapcsolódóan fontos még beszélnünk a Microsoft Power Platform-ról.  A Power Platform részeként a PowerApps, a Power BI és a Power Automate további licencek vásárlása nélkül is számos lehetőséget kínál az üzleti folyamatok optimalizálására. Folyamatautomatizálással, alkalmazásfejlesztéssel és adatvizualizációval segítheti a Home Office-ban történő távoli munka produktivitásnak növelését. Automatizált iktatás, szabadságkezelés, gépjárműnyilvántartás mellett még sok mást egyebet is digitalizálhatunk. A lényeg, hogy a Power Platform low-code development alapú működése következtében, nem tart hetekig, hónapokig egy fejlesztés. Sokkal gyorsabban, akár napokon belül digitalizálhatjuk folyamatainkat. Sőt már a mesterséges intelligenciát is lehetséges beépíteni, ami szintén növeli a Power Platform-ban készült folyamatok vagy alkalmazások produktivitását. Jó néhány sikeres Power Platformos projektet csináltunk már  kis-, közepes- és nagyvállalatok részére is. Szívesen segítünk nektek ezen a területen is.

Ez nagyszerű, DE mitől válik hatékonnyá a távolról folytatott közös munka?

Az optimális távmunka két feltétel esetén valósul meg. A kollaborációihoz használt szoftver, a Microsoft Teams megfelelő működéséhez elengedhetetlen feltétel előzetesen átgondolni és kialakítani a munkacsoportokat, jogosultságokat, valamint megtenni a kellő biztonsági beállításokat. Ugyanakkor ez mit sem ér, ha a felhasználok nem tudják a Teams-ben rejlő potenciált megfelelően kihasználni. Azaz a szervezetben dolgozó munkavállalók nem ismerik az alkalmazás optimális használatának módját. Nyilván bizonyos munkakörökben adminisztrátori szinten kell ismerni a rendszert. A legtöbb helyen a felhasználói szint elég. Fontos hangsúlyozni, hogy a felhasználói szinten is oktatni kell a rendszer használatát!

Tapasztalataink azt mutatják, hogy számos szerverezet beszerzi a szükséges szoftvert, de nem figyel oda a megfelelő bevezetésre és oktatásra. Így a közös munka nem lesz hatékony. A nap végén pedig olyan vélemények formálódhatnak, hogy nem megfelelő szoftvert vagy platformot választottak home office-hoz. Az igazság azonban az, hogy nem jártak el elég körültekintően.

Hogyan lesz tehát hatékony a Home Office? Három komponens kell hozzá: megfelelő szoftver, megfelelő bevezetés és megfelelő oktatás.  Mindezekben persze szívesen segítünk! ????

Ha ingyenes Microsoft Teams próbaverziót szeretnétek vagy a Microsoft 365 Business -20% árkedvezmény akció érdekel benneteket, írjatok nekünk: erdeklodes@kingsol.hu

A felhő legyen veletek!

Berger Ádám

üzletfejlesztés & marketing

KingSol Zrt.