Címke archívum: Collaboration

Microsoft Teams Video call

Hogyan lesz hatékony a Home Office?

Home Office, hatékonyan?

A korona vírus miatt kialakult helyzetben rendkívül sokan sokféle távmunkát vagy home office-t kínáló megoldással jelentkeznek. Az embernek az az érzése, teljesen magától értetődőnek veszik, hogy ezeket a megoldásokat mindenki kezdettől fogva készség szinten képes használni. Közel egy évtizedes informatikai tapasztalatunk alapján úgy látjuk, nem árt beszélni arról, hogy mit is jelent a hatékony home office. Természetesen nem arról szeretnénk értekezni, hogy otthon milyen fizikai feltételek szükségesek (ergonomikus szék, biztonságos áramforrás stb.) a hatékony távmunka környezet kialakításhoz. Szoftverhasználat szempontjából szeretnénk megvizsgálni, hogyan lesz hatékony a Home Office.  Alapvetően két fő összetevőt érdemes figyelembe venni: a biztonságot és a produktivitást.

Biztonság

Fontos, hogy a szoftver vagy platform, amit használunk biztonsági szempontból megfelelő legyen. Vagyis képes legyen arra, hogy a cégünkben lévő fontos és bizalmas információhoz megfelelő ellenőrzött módon nyújtson hozzáférést. Az is lényeges, hogy skálázható legyen a hozzáférés, tehát testre tudjuk szabni a különböző felhasználók vagy felhasználó csoportok jogosultsági szintjeit. A Microsoft 365 Business pontosan ezekre a kihívásokra válaszol szervezeti szinten. Microsoft 365 Business biztonsági szempontból zárt és szabályozott keretrendszert biztosít. Három fő eleme, a Microsoft Office 365 Business Premium, a Windows 10 Pro upgrade és az Enterprise Mobility + Security egy koherens egységet alkotva garantálja a legmagasabb fokú biztonságot. Természetesen ehhez szükséges a rendszer megfelelő bevezetése és beállítása is. Ebben persze számíthattok a segítségünkre! Sőt, a Microsoft 365 Business előfizetés most -20%-os kedvezménnyel érhető el. ????

 

Produktivitás

Ebben a részben Microsoft Office 365 Business Premium-ről kell beszélnünk, azon belül is leginkább a Microsoft Teams-re és a Power Platform-ra fogunk fókuszálni. Tapasztalatunk szerint a Microsoft Office 365 Business Premium többi eleme, mint Outlook, Word, Excel, PowerPoint és OneNote nem jelentenek újdonságot a döntő többség számára.

A Microsoft Teams tulajdonképpen abban nyújt óriási segítséget számunkra, hogy a fent felsorolt alkalmazások használata mellett megfelelően tudjunk közösen dolgozni, kollaborálni kollégáinkkal és üzleti partnereinkkel. Ez a gyakorlatban chat funkciót, videokonferenciát, dokumentum megosztást és közös szerkesztést jelent. Tehát a Microsoft Teams alkalmazáson belülről megnyitjuk a megbeszélni kívánt project anyagot mondjuk Microsoft Word-ben és videokonferencia beszélgetés közben közösen szerkesztjük, csinosítjuk és szépítjük. ????

Itt utalnék vissza a biztonságra ismét. A Teams-ben zajló beszélgetés titkosított csatornán zajlik, a beszélgetésben résztvevő felhasználók azonosítása pedig több lépcsőben történik. A Teams munka során keletkező dokumentumok pedig titkosítva kerülnek tárolásra a Microsoft Cloud-ban. A pontosság kedvéért említsük meg, az adatok valójában nem a Teams programban, hanem az Office 365 részekén működő SharePoint-ban tárolódnak el. A lényeg, hogy biztosak vagyunk benne, nem használják fel az adatainkat illetéktelenül, mondjuk marketing célra. Jó hír, hogy a Microsoft Teams 6 hónapos ingyenes próbaverzióban érhető el. Részleteket itt találtok ez ügyben.

Az Office 365-höz kapcsolódóan fontos még beszélnünk a Microsoft Power Platform-ról.  A Power Platform részeként a PowerApps, a Power BI és a Power Automate további licencek vásárlása nélkül is számos lehetőséget kínál az üzleti folyamatok optimalizálására. Folyamatautomatizálással, alkalmazásfejlesztéssel és adatvizualizációval segítheti a Home Office-ban történő távoli munka produktivitásnak növelését. Automatizált iktatás, szabadságkezelés, gépjárműnyilvántartás mellett még sok mást egyebet is digitalizálhatunk. A lényeg, hogy a Power Platform low-code development alapú működése következtében, nem tart hetekig, hónapokig egy fejlesztés. Sokkal gyorsabban, akár napokon belül digitalizálhatjuk folyamatainkat. Sőt már a mesterséges intelligenciát is lehetséges beépíteni, ami szintén növeli a Power Platform-ban készült folyamatok vagy alkalmazások produktivitását. Jó néhány sikeres Power Platformos projektet csináltunk már  kis-, közepes- és nagyvállalatok részére is. Szívesen segítünk nektek ezen a területen is.

Ez nagyszerű, DE mitől válik hatékonnyá a távolról folytatott közös munka?

Az optimális távmunka két feltétel esetén valósul meg. A kollaborációihoz használt szoftver, a Microsoft Teams megfelelő működéséhez elengedhetetlen feltétel előzetesen átgondolni és kialakítani a munkacsoportokat, jogosultságokat, valamint megtenni a kellő biztonsági beállításokat. Ugyanakkor ez mit sem ér, ha a felhasználok nem tudják a Teams-ben rejlő potenciált megfelelően kihasználni. Azaz a szervezetben dolgozó munkavállalók nem ismerik az alkalmazás optimális használatának módját. Nyilván bizonyos munkakörökben adminisztrátori szinten kell ismerni a rendszert. A legtöbb helyen a felhasználói szint elég. Fontos hangsúlyozni, hogy a felhasználói szinten is oktatni kell a rendszer használatát!

Tapasztalataink azt mutatják, hogy számos szerverezet beszerzi a szükséges szoftvert, de nem figyel oda a megfelelő bevezetésre és oktatásra. Így a közös munka nem lesz hatékony. A nap végén pedig olyan vélemények formálódhatnak, hogy nem megfelelő szoftvert vagy platformot választottak home office-hoz. Az igazság azonban az, hogy nem jártak el elég körültekintően.

Hogyan lesz tehát hatékony a Home Office? Három komponens kell hozzá: megfelelő szoftver, megfelelő bevezetés és megfelelő oktatás.  Mindezekben persze szívesen segítünk! ????

Ha ingyenes Microsoft Teams próbaverziót szeretnétek vagy a Microsoft 365 Business -20% árkedvezmény akció érdekel benneteket, írjatok nekünk: erdeklodes@kingsol.hu

A felhő legyen veletek!

Berger Ádám

üzletfejlesztés & marketing

KingSol Zrt.

Microsoft Teams: 6 hónapos ingyenes próbaverzió

6 hónapos ingyenes próbaverzió a fizetős Microsoft Teams szolgáltatás csomagból

Az Office 365 munkahelyi kollaborációt támogató platformja sokak számára nem ismeretlen. Korábban mi is bemutattuk a Teams legfrissebb funkcióit. Akik kíváncsiak rá, hogy mitől több a Microsoft Teams egy ’egyszerű’ chat programnál azoknak figyelmében ajánlom korábban megjelent postainkat itt és itt.

Microsoft vs. Koronavírus 1:0

A Microsoft Corporation úgy döntött, azzal is segíteni igyekszik a koronavírus ellen harcot, hogy 6 hónapos ingyenes próbaverzióban teszi elérhetővé a Microsoft Teams eddig fizetős verzióját és Office 365 E1 verzióját is. Home office-ra fel! Ez a lehetőség nem csak azok számára lép életbe, akik most fogják először letölteni a Microsoft Teams-et. A lehetőség azok számára is adott, akik már korábban elkezdték használni az ingyenes verzióját.

Miben több a 6 hónapos trial mint a free licence?

Ezeket az előnyöket két kategóriában sorolhatjuk. Az elsőt a felhasználok számára elérhető többlet funkciók jelentik. Itt érdemes megemlíteni az ütemezett meetingeket (scheduled meetings), a meetingek rögzítésének lehetőségét (meeting recording), a videokonferencia opciót (maximum 250 fő résztvevővel) és az online rendezvény (online event) lehetőséget (maximum 10000 résztvevővel). További előnye a Teams fizetős verziójának, hogy professzionális üzemeltetést tesz lehetővé. Itt kiemelhetjük a pénzügyileg is garantált 99.9% rendelkezésre állást. Fontos része az üzemeltetésnek a felhasználok és alkalmazások teljes körű menedzsmentjének lehetősége, hiszen nem szerencsés, ha például felhasználok átgondolatlanságból magas számú és strukturálatlan csoportokat hoznak létre. Ennek egyébként a megfelelően konfigurált felhasználói beállításokkal és user policy-kel is elejét vehetik az erre jogosult adminisztrátorok.

Szokásunkhoz híven nem célunk felsorolni az összes többletfunkciót. Ha részletesen szeretnétek megnézni, hogy pontosan milyen többlet funkciókat rendelkezik a Teams fizetős verziója, akkor itt megtehetitek. Ha Microsoft Teams bevezetés vagy oktatás tekintetében szakértőre lenne szükségetek, forduljatok hozzánk bizalommal. ????

Ha ingyenes Microsoft Teams és Office 365 E1 próbaverziót szeretnétek, írjatok nekünk:  erdeklodes@kingsol.hu 

A felhő legyen veletek!

Berger Ádám

üzletfejlesztés & marketing

KingSol Zrt.